Sì, purché non percepisca compensi.

È fondamentale distinguere le spese del volontario, sostenute direttamente e oggetto del rimborso, dalla spesa associativa, in base a ciò che viene preventivamente regolamentato. Si consiglia un regolamento approvato dalla assemblea. È possibile nel regolamento, a seconda della propria organizzazione interna, sia prevedere che le spese sostenute per l’intera attività dell’ente siano sostenute direttamente dall’ente (es. pagamento fattura unica albergo) anche con eventuale anticipazione della spesa associativa da parte del volontario e con documenti giustificativi intestati all’ente, sia prevedere che, solo per le spese sostenute dal volontario, si effettui il rimborso delle spese sostenute direttamente dal volontario per l’attività.

L’autocertificazione delle spese è opzionale e vincolata al rispetto dei vincoli indicati dall’art. 17 co.4 del CTS e deve essere sempre accompagnata da copia del documento di identità del dichiarante trattandosi di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 38 dpr 445/2000).

È fondamentale distinguere le spese del volontario, oggetto del rimborso, dalla spesa dell’ente: le prime sono spese che il volontario ha direttamente sostenuto per svolgere l’attività, per esempio vitto, parcheggio, trasporto, e che vengono appositamente regolamentate nei limiti, tipologia e modalità di rimborso. Le seconde sono invece spese dell’ente anticipate dal volontario, e per questa tipologia di spesa, che non rientra nel rimborso spese volontario di cui all’art. 17 CTS, è possibile prevedere che il volontario possa sostenere, anche anticipando l’esborso, una spesa associativa intestando i documenti giustificativi all’ente e, quindi con apposite fatture/scontrini parlanti intestati all’ente.

È sempre consigliato supportare qualunque scelta gestionale sul tema dei rimborsi spese o anticipo spese associative che non sia espressamente descritta in un apposito regolamento associativo, con una apposita delibera dell’organo di amministrazione o del relativo Regolamento.

Solo per il volontario, a prescindere dal suo status anche di associato o meno, è previsto il rimborso delle spese sostenute ex art. 17 dlgs 117/17.

Il regolamento associativo può prevedere, tra le altre, anche il rimborso delle spese telefoniche, interamente o con quota parte, sostenute dal volontario per l’attività associativa. Naturalmente potendo essere complesso quantificare la quota parte di spesa telefonica direttamente sostenuta per una specifica attività associativa, sarà fondamentale regolamentare nel dettaglio con un criterio univoco, questo tipo di rimborso. Si consiglia di acquistare apposite schede telefoniche da dedicare al traffico telefonico associativo, in maniera da poter imputare direttamente la spesa all’ente, anziché utilizzare lo strumento del rimborso spese al volontario.

Alla autocertificazione delle spese (art. 17 co. 4 dlgs 117/17) è sempre necessario allegare copia del documento di identità trattandosi di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 38 dpr 445/2000).

Si ritiene di no. L’Agenzia delle entrate dell’Emilia-Romagna, interpellata sul tema dal Forum Regionale, offrì questa indicazione il 29 marzo 2012:

QUESITO. Sarebbe utile acquisire alcune linee di indirizzo in merito alle modalità di erogazione dei rimborsi spese per trasferte effettuate dai soci delle associazioni. In particolare, il Forum del Terzo Settore chiede se sia possibile adottare un solo criterio di quantificazione della trasferta (es: € 0,35 a Km) valido per tutti i soci, a prescindere dal veicolo utilizzato, oppure se sia necessario che il Consiglio Direttivo deliberi esclusivamente che il rimborso sia erogato nei limiti delle tabelle ACI, di modo che ciascuno provvederà al relativo calcolo in ragione del veicolo concretamente utilizzato. Si domanda, inoltre, se la trasferta del socio debba intendersi:

1. dal Comune dove ha sede l’associazione;
2. dal Comune dove risiede il socio, atteso che lo stesso non è tenuto a recarsi nella sede dell’associazione, non trattandosi di un dipendente;
3. uno dei due parametri, purché sia adottato un solo criterio per tutti.

Infine, il Forum del Terzo Settore chiede se:

1. siano ammesse tutte le spese di trasferta e di parcheggio, comprese quelle sostenute nel comune di residenza e/o sede dell’organizzazione, sempre se direttamente connesse all’attività della stessa.

RISPOSTA. Nonostante non esista una disciplina specifica per i rimborsi spese degli associati di un ente è comunque possibile prendere ispirazione dalla disciplina esistente per altri soggetti e da quanto previsto dalla norma sul volontariato.

Qualora gli associati siano legati con l’ente da un rapporto di lavoro dipendente o di natura professionale sarà applicata la specifica disciplina dettata in riferimento a ciascuna categoria reddituale.

In generale, i rimborsi spesa agli associati “volontari” che si recano in trasferta – che devono essere certi, documentati e inerenti all’attività svolta da un ente – possono distinguersi in:

1. rimborsi in forma analitica o piè di lista;
2. rimborsi delle indennità chilometriche. Si precisa, inoltre, che il rimborso deve essere sempre di un ammontare congruo rispetto l’effettiva spesa sostenuta, inidoneo quindi a costituire un compenso mascherato, tale da presupporre una forma di distribuzione indiretta degli utili. Al riguardo, si rimanda anche alla risposta fornita da codesta Direzione Regionale ad una richiesta di interpello (n. 17/2010) presentato dall’Associazione Interprovinciale per la Promozione del Volontariato laddove è stato previsto che “è pure opportuno che il rimborso spese risulti da una richiesta scritta fatta dal volontario da cui risulti esplicitamente il legame con una specifica attività svolta in nome e per conto dell’Associazione di volontariato”. Inoltre, nella citata risposta di interpello è stato richiesto che “la documentazione prodotta deve essere opportunamente conservata anche ai fini probatori dell’effettiva natura della somma erogata a titolo di rimborso e resa disponibile qualora fosse richiesta dagli Uffici dell’Amministrazione Finanziaria”.

Pertanto, un’associazione può prevedere il sostenimento di tali spese, definendone criteri e i limiti di rimborso. Ciò determina, di conseguenza la preventiva autorizzazione da parte degli organi direttivi dell’ente al fine di garantirne la compatibilità con i vincoli di bilancio e la loro coerenza rispetto agli scopi istituzionali. Gli associati si considerano in trasferta quando prestano la loro attività al di fuori dall’ambito territoriale del Comune in cui ha sede l’ente non commerciale. Il percorso effettuato dagli associati dalla propria abitazione alla sede dell’ente (e viceversa) non è considerato trasferta.

Si ribadisce che i rimborsi spese per trasferte possono essere concessi solo se:

– correlati all’espletamento dell’attività dell’ente;

– costituiscono una reintegrazione delle spese effettivamente sostenute.

Le principali tipologie di rimborso analitico o piè di lista possono riguardare:

• Rimborso spese di viaggio

– Indennità chilometrica: deve essere preventivamente autorizzato l’uso del mezzo proprio con verbale del Consiglio direttivo. Solitamente nell’autorizzazione si definisce un costo chilometrico uguale per tutti (€ 0,30- 0,35 a Km) oppure le tariffe ACI.

– Biglietti autostradali.

– Biglietti ferroviari e altri biglietti di servizi pubblici di linea.

– Biglietti aerei (si consiglia l’autorizzazione preventiva del Consiglio direttivo per l’uso dell’aereo per l’entità della spesa che talvolta può essere decisamente superiore alle altre forme di trasporto).

• Rimborso per vitto e alloggio
• Taxi e parcheggio: si consiglia di deliberare con verbale del Consiglio direttivo l’autorizzazione al rimborso “taxi” nei casi in cui non può essere utilizzato un altro mezzo di trasporto.

Per le indennità chilometriche, può essere concesso il rimborso a titolo di spesa documentata se:

– è stato preventivamente autorizzato l’utilizzo dell’autovettura per la trasferta;

– è stato indicato il luogo di partenza e di arrivo e il giorno in cui è effettuata la trasferta;

– è stato indicato l’importo rimborsabile per ciascun Km.

La documentazione richiesta per il rimborso analitico può essere costituita da:

– fatture;

– ricevute fiscali o scontrino fiscale “parlante” con i dati e il codice fiscale del sostenitore della spesa;

– nota spese con allegati scontrini, biglietti di trasporto, ecc…

Si precisa, infine, che la trasferta del socio, in caso di divergenza tra Comune in cui si trova la sede dell’Ente e il Comune di residenza dell’associato, si considera decorrente dal Comune più vicino (sia esso il Comune in cui ha sede l’Ente ovvero di quello di residenza dell’associato) alla sede di destinazione finale.

Rispetto al punto d) si considerano rimborsabili solo le spese sostenute in un comune diverso da quello della sede dell’ente.

Si ribadisce, che in ogni caso, il rimborso delle spese di trasferta dovrà essere preventivamente autorizzato dall’Ente con apposita nota specificando le ragioni della trasferta”.

Non è obbligatorio ma consigliato.

Non deve essere consegnata all’ente ma deve essere conservata dal volontario richiedente unitamente alla richiesta di rimborso.

Si, quello è il plafond massimo ma solo per i rimborsi in autocertificazione.

L’art. 17 del codice del Terzo settore prevede che “4. Ai fini di cui al comma 3, le spese sostenute dal volontario possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione resa ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, purché non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e l’organo sociale competente deliberi sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso. La disposizione di cui al presente comma non si applica alle attività di volontariato aventi ad oggetto la donazione di sangue e di organi”.

Nelle dichiarazioni sostitutive si rinvia all’art. 38 del citato dpr 445/2000 ai sensi del quale le istanze sono sottoscritte dall’interessato e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.

Il riferimento ai volontari del soccorso non era legata alla impossibilità di applicare il rimborso spese in autocertificazione ma alla circostanza che il codice del Terzo settore prevede che con riferimento agli operatori che prestano attività di soccorso per le organizzazioni di cui all’articolo 76 della legge provinciale 5 marzo 2001, n. 7, della Provincia autonoma di Bolzano e di cui all’articolo 55-bis della legge provinciale 19 luglio 1990, n. 23, della Provincia autonoma di Trento non si applica la norma che sancisce l’incompatibilità tra volontario e qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge la propria attività volontaria.

È possibile, ai sensi dell’art. 17 co. 4 dlgs 117/17 che, purché esista una specifica regolamentazione che consenta l’utilizzo dello strumento della autocertificazione e che determini le attività di volontariato e la tipologia di spese, il volontario autocertifichi le spese sostenute per svolgere l’attività di volontariato.

Le spese che è possibile autocertificare quindi sono solo quelle espressamente previste dalla regolamentazione. Voci tipiche sono ad esempio, la spesa del parcheggio, dell’utilizzo del proprio mezzo, del pasto, del trasporto sostenuto direttamente dal volontario con proprie risorse e di cui chieda il rimborso. Non si ricomprendono tra queste le spese che il volontario ha effettuato per conto dell’ente che richiedono invece una spesa diretta dell’ente e fattura (o “scontrino parlante”) intestata all’ente.

Tutto dipende dalle scelte che si operano a livello di contabilizzazione. Questa potrebbe essere una proposta:

Per il presidente: Modello D – RENDICONTO PER CASSA – USCITE – lettera E) Uscite di supporto generale – 5) Altre uscite

Per i volontari: Modello D – RENDICONTO PER CASSA – USCITE – lettere da A) ad E) a seconda dell’attività in cui sono impegnati – personale (se è distinguibile dal personale dipendente) oppure Altre uscite

Si, se l’ente nella regolamentazione preventiva del rimborso spese ha optato per un rimborso di tipo analitico con un documento sui km percorsi (es. destinazione- arrivo-motivazione spostamento). Si ricorda di stabilire o un “fisso” al km (entro tariffe ACI) oppure di applicare tariffe ACI e di rispettare i limiti massimi preventivamente stabiliti per questo tipo di rimborso dalla regolamentazione dell’ente.

Se l’ente ha regolamentato i limiti massimi di spesa e le condizioni di rimborso e tra le tipologie di spesa previste è compreso il viaggio del volontario per attività dell’ente, è possibile rimborsare al volontario le spese di viaggio, nel rispetto ovviamente delle condizioni stabilite. È possibile prevedere il sistema buoni pasti al volontario, che saranno naturalmente intestati all’ente al momento dell’acquisto e quindi la relativa spesa (utilizzo da parte del volontario) sarà una spesa documentata come spesa dell’ente.

In base alle disposizioni in vigore alla data in cui si scrive (settembre 2022) per medici, infermieri, personale sanitario e personale delle Rsa, l’obbligo di vaccinazione permane fino al 31 dicembre 2022.

Diversi interventi normativi tra il 21 e il 22 sono intervenuti delineando il perimetro dei soggetti interessati in chiave estensiva (tra tutti la legge 76/21) al fine di tutelare la salute pubblica e mantenere adeguate condizioni di sicurezza nell’erogazione delle prestazioni di cura e assistenza, fino a ricomprendervi tutti gli esercenti, le professioni sanitarie e gli operatori di interesse sanitario che svolgano la loro attività in strutture pubbliche o private

La normativa in oggetto disciplina il personale retribuito, non pronunciandosi sui volontari, e quindi lasciando il vuoto normativo su questo aspetto. Si ritiene però che non essendo la differenza di trattamento giustificabile con il semplice fatto della retribuzione o meno (di fatto se l’attività è la stessa, il “pericolo sanitario” è lo stesso), questa regola possa essere applicata dagli enti non profit anche ai propri volontari.

Starà all’ente quindi disporre in tal senso, magari facendo opportune considerazioni che si consiglia di dettagliare in una delibera del Consiglio direttivo o adottando un apposito piano Covid di sicurezza, rimandando il tema ad una generale questione di sicurezza sul lavoro – con le relative responsabilità – sia per gli utenti dell’ente che per gli altri operatori/volontari.

Chiaramente se l’attività avviene in convenzione con ente pubblico, è obbligatorio chiedere disposizioni in tal senso all’ente pubblico in questione (es. azienda ospedaliera).