Per gli enti associativi del Terzo settore, la procedura di ammissione di un nuovo associato è particolarmente disciplinata ad evidenza del carattere aperto che la deve caratterizzare.

L’ammissione di un nuovo associato, se non è prevista la competenza ad altro organo (es. assemblea), viene deliberata dall’organo di amministrazione su espressa richiesta dell’interessato. Se non previsto diversamente dallo statuto, l’organo competente deve motivare entro 60 giorni l’eventuale rigetto della domanda e comunicarlo all’interessato che può chiedere, entro ulteriori 60 giorni se non previsto diversamente, che sull’istanza si pronunci altro organo come previsto da statuto. La deliberazione di ammissione è annotata nel libro degli associati.

La richiesta di adesione ad associato deve essere non solo il documento con cui si raccolgono i dati necessari alla compilazione del Libro degli associati, ma anche il momento in cui all’aspirante associato si trasmettono i principi dell’associazione, i suoi diritti e doveri e si porta a conoscenza lo statuto dell’associazione.

Generalmente i dati riportati nel libro associati, per ogni associato, sono i seguenti:

• dati anagrafici (luogo e data di nascita e residenza);
• indirizzo a cui inviare le comunicazioni;
• data della delibera di ammissione del Consiglio direttivo;
• data di delibera di esclusione/recesso.

Le impostazioni formali da ricordare:

• impostazione “a libro” (non singoli fogli staccati o cartelline), quindi ad esempio un faldone;
• numerazione progressiva delle pagine;
• compilazione completa;
• aggiornamento periodico;
• corretta trascrizione della movimentazione dei soci (soci dimissionari, nuovi soci; rinnovo della quota, cancellazione).

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

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Perché un modello di richiesta di incarico di volontariato?

Il codice del Terzo settore disciplina l’ammissione ad associato dell’ente del Terzo settore (Ets), mentre non richiede particolari formalità per diventare volontario di un ente. Può risultare utile però, all’Ets che si avvalga di volontari, formalizzare il momento in cui la persona, sia essa o meno già associata dell’ente, chiede di assumere un ruolo attivo attraverso l’attività di volontariato.

Questa richiesta di incarico può avere diverse finalità:

– può essere l’occasione di raccogliere ulteriori dati della persona che anche se già associata, dovrebbe comunque fornire dati diversi o con una finalità di trattamento differente rispetto all’adesione;

– può dare modo di informare l’aspirante volontario sulle caratteristiche dell’attività di volontariato nell’ente, come disciplinate da statuto o da regolamento, o all’esistenza di disposizioni in tema di rimborsi spese cui potrebbe avere diritto;

– può fornire un documento informativo non solo delle modalità con cui si richiede vengano svolte le attività di volontariato specifiche ma anche dei principali rischi – e quindi delle relative misure di sicurezza da adottare – che il volontario può correre, qualora l’ente non prevedesse già, in considerazione magari di un rischio contenuto, delle apposte formazioni per i volontari.

Il volontario per sua libera scelta svolge l’attività in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà. Tale qualità è incompatibile con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge la sua attività volontaria.

I dati da riportare obbligatoriamente (Decreto MISE 6 ott. 2021), per ogni volontario da iscrivere nel Registro, sono:

• il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
• la residenza o, in alternativa, il domicilio ove non coincidente;
• la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.

Naturalmente a questi dati è possibile aggiungere altri che si riterranno necessari.

Fermo restando l’obbligo assicurativo di cui all’art. 18 dlgs 117/17 per tutti i volontari, occasionali e non occasionali, è possibile scegliere di non iscrivere i volontari occasionali in questo registro, con apposita sezione separata del registro stesso, ma di tenerne nota a parte.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

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