È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore disciplinano nello statuto le maggioranze necessarie (quorum) affinché l’assemblea ordinaria o straordinaria sia validamente costituita (quorum costitutivi) o affinché possa validamente deliberare su quanto all’ordine del giorno (quorum deliberativi).

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica l’esempio di verbale di assemblea ordinaria (o straordinaria) deserta

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre è importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’Assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’Assemblea;
• firma del Presidente e del Segretario.

L’assistenza del Segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’Assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore approvano con assemblea ordinaria entro i termini previsti da statuto, il bilancio di esercizio che illustra voci di bilancio, andamento economico e finanziario dell’ente e perseguimento delle sue finalità statutarie (art. 13 D.lgs 117/17) da pubblicarsi ogni anno entro il 30 giugno sul RUNTS, su modelli ministeriali DM 39/2020

È obbligatorio approvare in assemblea anche il bilancio sociale solo per Enti del Terzo Settore con entrate superiori a un milione di euro, redatto secondo le Linee guida del DM 4 luglio 2019 (art.14 D.lgs 117/17) da pubblicarsi ogni anno entro il 30 giugno sul RUNTS o se previsto dallo statuto.

Il bilancio preventivo non è obbligatorio ma se previsto dallo statuto è da approvarsi in assemblea ordinaria con le modalità e tempi disposti.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea ordinaria di approvazione del bilancio

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Negli enti del Terzo settore è competenza inderogabile dell’assemblea la nomina degli organi sociali. Nelle associazioni del Terzo settore deve essere nominato un organo di amministrazione, che può avere diverse denominazioni (consiglio direttivo, consiglio esecutivo, etc.) e la nomina degli amministratori, salvo diversa previsione statutaria per le associazioni con numero di associati non inferiore a cinquecento, spetta all’assemblea (art. 26 dlgs 117/17). Il presidente dell’associazione, nel rispetto di quanto previsto dallo statuto, può essere eletto sia direttamente dall’assemblea sia nelle forme dell’elezione indiretta da parte dell’organo di amministrazione in un successivo momento. L’organo di controllo e il revisore legale dei conti sono organi la cui nomina da parte dell’assemblea è obbligatoria solo nei casi e con i requisiti previsti dagli articoli 30 e 31 dlgs 117/17 o se obbligatoriamente previsti in statuto. Altri organi sociali possono essere statutariamente previsti.

Il verbale di assemblea ordinaria di elezione degli organi sociali può essere utilizzato sia a seguito della naturale o anticipata scadenza del mandato precedente dell’organo, sia per l’elezione di un singolo componente mancante per il rispetto del numero legale da statuto (es. consigliere dimessosi).

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica l’esempio di verbale di assemblea ordinaria di elezione degli organi sociali

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore deliberano la modifica dello statuto dell’associazione con assemblea straordinaria con i quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto stesso, in conformità all’art. 22 cc. La delibera di modifica dello statuto è competenza inderogabile dell’assemblea.

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea straordinaria di modifica dello statuto

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore deliberano lo scioglimento dell’associazione con assemblea straordinaria con i quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto stesso, in conformità all’art. 22 cc. La delibera sullo scioglimento, trasformazione, fusione o scissione dell’associazione è competenza inderogabile dell’assemblea.

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea straordinaria di scioglimento dell’associazione

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Il verbale dell’assemblea telematica avrà le stesse caratteristiche dei verbali delle assemblee in presenza ma, in ragione della delicatezza della partecipazione in modalità telematica dei soci, dovrà descrivere in maniera analitica le modalità di presenza virtuale, di intervento e di voto evidenziando le operazioni di accertamento da parte del presidente.

Il presente format di assemblea telematica si può utilizzare adattandolo alle diverse tipologie di assemblea presenti in altri modelli: assemblea straordinaria, assemblea di approvazione del bilancio, etc.

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea telematica

La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico.

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro dei verbali dell’organo di amministrazione vanno riportati tutti verbali delle riunioni. Ad ogni verbale di organo di amministrazione è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti gli amministratori e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;

• gli allegati che sono stati oggetto di discussione della riunione;

• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso nella riunione dell’organo di amministrazione, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione della riunione dell’organo di amministrazione, indicare sempre di che convocazione si tratta.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di organo di amministrazione sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• amministratori presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori assenti (giustificati e ingiustificati);
• altri soggetti terzi eventualmente presenti (con indicazione del ruolo e del motivo della partecipazione);
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità della riunione dell’organo di amministrazione, specificando se in prima o seconda convocazione;
• svolgimento della riunione;
• modalità e risultati delle votazioni se riunione elettiva;
• interventi (sia previsti sia spontanei) dei partecipanti riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura della riunione dell’organo di amministrazione;
• firma del presidente e del segretario.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• libertà di intervento a tutti gli intervenuti;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea di organo di amministrazione

Generalmente i contenuti minimi di una convocazione sono i seguenti:

• data e numero della convocazione;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno del verbale);
• riferimenti agli articoli di statuto o di regolamenti che disciplinano le modalità e i termini di convocazione;
• riferimento all’eventuale evento che ha determinato la necessità/richiesta di una convocazione;
• indicazione della possibilità di delega come da statuto (a chi, con che modalità, con che formalità);
• indicazione della eventuale modalità di giustificazione di assenza e delle eventuali conseguenze dell’assenza se previsto dallo statuto;
• descrizione di eventuali quorum costitutivi o deliberativi;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamenti (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• se assemblea elettiva, descrizione di modalità di presentazione candidature, requisiti, documenti da inviare, etc. come disposto da statuto o regolamenti;
• riferimento ad eventuali allegati utili ai fini dell’adunanza (es. modello di delega);
• data, luogo e modalità con i quali si terrà l’adunanza sia in prima che in seconda convocazione;
• firma del presidente o comunque del soggetto che convoca l’adunanza.

La convocazione, che dovrà essere inviata con le modalità e nei termini stabiliti a tutti i soci aventi diritto, potrà essere archiviata unitamente al verbale di assemblea, anche divenendone allegato.

Anche la convocazione, così come la delibera, deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario dare evidenza del rispetto dei seguenti principi:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di convocazione di assemblea ordinaria

La convocazione dell’assemblea deve rispettare le prescrizioni dello statuto o dei regolamenti dell’ente e avvenire nei termini e con le modalità indicate.

Generalmente i contenuti minimi di una convocazione sono i seguenti:

• data e numero della convocazione;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno del verbale);
• riferimenti agli articoli di statuto o di regolamenti che disciplinano le modalità e i termini di convocazione;
• riferimento all’eventuale evento che ha determinato la necessità/richiesta di una convocazione;
• indicazione della possibilità di delega come da statuto (a chi, con che modalità, con che formalità);
• indicazione della eventuale modalità di giustificazione di assenza e delle eventuali conseguenze dell’assenza se previsto dallo statuto;
• descrizione di eventuali quorum costitutivi o deliberativi;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamenti (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• se assemblea elettiva, descrizione di modalità di presentazione candidature, requisiti, documenti da inviare, etc. come disposto da statuto o regolamenti;
• riferimento ad eventuali allegati utili ai fini dell’adunanza (es. modello di delega);
• data, luogo e modalità con i quali si terrà l’adunanza, sia in prima che in seconda convocazione;
• firma del presidente o comunque del soggetto che convoca l’adunanza.

La convocazione, che dovrà essere inviata con le modalità e nei termini stabiliti a tutti i soci aventi diritto, potrà essere archiviata unitamente al verbale di assemblea, anche divenendone allegato.

Anche la convocazione, così come la delibera, deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario dare evidenza del rispetto dei seguenti principi:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore deliberano la modifica dello statuto e lo scioglimento dell’associazione con assemblea straordinaria con i quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto stesso, in conformità all’art. 22 cc. La delibera di modifica dello statuto e quella di scioglimento, trasformazione, fusione o scissione dell’associazione sono di competenza inderogabile dell’assemblea.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di convocazione di assemblea straordinaria

Generalmente i contenuti minimi di una convocazione sono i seguenti:

• data e numero della convocazione;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno del verbale);
• riferimenti agli articoli di statuto o di regolamenti che disciplinano le modalità e i termini di convocazione;
• riferimento all’eventuale evento che ha determinato la necessità/richiesta di una convocazione;
• indicazione della possibilità di delega come da statuto (a chi, con che modalità, con che formalità);
• indicazione della eventuale modalità di giustificazione di assenza e delle eventuali conseguenze dell’assenza se previsto dallo statuto;
• descrizione di eventuali quorum costitutivi o deliberativi;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamenti (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• se riunione elettiva, descrizione di modalità di presentazione candidature, requisiti, documenti da inviare, etc. come disposto da statuto o regolamenti;
• riferimento ad eventuali allegati utili ai fini della riunione dell’organo di amministrazione (es. modello di delega);
• data, luogo e modalità con i quali si terrà la riunione dell’organo di amministrazione, sia in prima che in seconda convocazione;
• firma del presidente o comunque del soggetto che convoca.

La convocazione, che dovrà essere inviata con le modalità e nei termini stabiliti a tutti gli amministratori, potrà essere archiviata unitamente al verbale di organo di amministrazione, anche divenendone allegato.

Anche la convocazione, così come la delibera, deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario dare evidenza del rispetto dei seguenti principi:

• effettività del rapporto associativo;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• libertà di intervento a tutti gli intervenuti;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di convocazione dell’organo di amministrazione

Si raccomanda anche l’approfondimento del documento del Cndcec “Norme di comportamento dell’Organo di controllo degli enti del Terzo settore”.

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

A cura del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili.

Scarica le procedure e i formulari per i verbali relativi alle operazioni dell’organo di controllo degli enti del Terzo Settore